رؤى ماركتون · قراءة ٤ دقائق
كل استفسار له مسؤول وخطوة تالية
سجّل الدورة التي يهتم بها العميل، ووسيلة التواصل المناسبة، وموعد المتابعة والخطوة المتفق عليها. ثم أسند الطلب لموظف محدد. وجود الاستفسار في صندوق مشترك لا يكفي إذا لم يعرف الفريق من يتابعه ومتى.
افصل بين موافقة العميل وتأكيد السداد
قول العميل «بسجل» لا يعني أن السداد اكتمل. حدّد المستند أو الإجراء المطلوب لكل مرحلة، واجعل تأكيد السداد لدى القسم المخول بالقبول أو الحسابات قبل اعتماد التسجيل. وأي استثناء يحتاج سببًا موثقًا ومسؤولًا عن مراجعته.
تابع النتيجة من أول استفسار إلى التسجيل
اجمع وقت الرد ونسبة إنجاز المتابعات ونسبة التسجيل في تقرير واحد. قارن حسب الدورة ومصدر العميل، مع توحيد التواريخ وتعريف التسجيل المؤكد. وإذا كان مصدر بعض العملاء غير معروف، أظهر ذلك بوضوح بدل نسبهم لحملة دون دليل.